先来看一个例子：
Dear Sir/Madam, //称谓
Good afternoon!
I saw your advertisement on website, and I’m very interested in the career opportunities you offer. I’m a postgraduate student of Jilin University in Changchun, China, and my major is Computer Science & Technology. Would you pls kindly check the detail info from my resume attached? Thanks. //正文
If you need any additional info, pls feel free to tell me. //补充语
Kindly Regards,
Ellen Stewart //落款
从上面的例子中，我们不难看出，一般办公室邮件大体分为四个部分：称谓、正文、补充语和落款。注意，英文邮件一般是顶格写的（英文文章段落之前也需空格），不像中文需要在段落的第一句话前空两格。另外，正文可以分为多段来说明、阐述不同的事情（不同事件之间最好空一行）。补充语用的比较灵活，可用可不用。
现在，我们来逐条解释一下：
1.称呼
称呼的写法比较固定，目前办公室邮件中有两种称谓的写法比较常用。
① 不知道对方的姓名和性别
- Dear Sir/Madam,
这是比较通用的写法，在求职信中尤其常用。
② 知道对方的姓氏或者名字
这里大体可以分为两种情况：
第一种，如
- Hi Mr. Stewart,
- Hi Ms. White,
- Hi Mrs. Wang,
上面的例子一般用在只知道对方的姓氏而不知道名字的情况下（一定要弄清楚对方的性别，不然可就要出洋相了），以及知道对方的姓名，但是对方级别较高或者是初次打交道，用Mr./Mrs./Miss./Ms.+姓氏表示尊敬。
这里补充两个知识点：
- a. Mrs., Miss.和Ms.
这三个称谓均可用于女士，一般而言，对已婚的女士用Mrs.，对未婚的女士用Miss.，在不确定对方是否结婚的情况下，可直接用Ms.。现在西方人士对Ms.这个称呼比较青睐，结婚的女士听到对方称呼Ms.也会比较高兴，这就是当前Ms.用的比Miss.多的原因。
另外一方面，原则上如果要用Mrs.，后面应该加对方丈夫的姓氏，直接加女士自己的姓氏，语法上有错误的嫌疑，但是如果问及对方的家庭情况，又涉及隐私，犯了忌讳，所以，这是Ms.目前用的比较多的另一个原因。
- b. Hi/Hello/Dear
在现代办公室邮件中，在姓氏或名字前最常用的是Hi。Hello一般用的较少，而且也容易写错。我的一个同事曾经发生过一件窘事，由于当时写邮件的时候比较着急，写Hello的时候后面少写了一个o，变成了Hell（地狱，见鬼），成了一句骂人的话，老外骂人的时候常说：Go to hell!（见鬼去吧！） 后来，虽然对方原谅了我这位同事的疏忽，没有正面指出来，但是让他实实在在地内疚了一段时间，发誓以后再也不用Hello了。另外，用hello显得人比较古板，不灵活，所以我个人建议尽量不用hello。
Dear用的频率基于Hi和hello之间，显得双方比较亲密，在求职信中，如果知道对方姓名，我个人建议不要用，有套近乎的嫌疑，而且用了也显得比较本本。注意，这里要区分Dear在不知道对方姓名和知道对方姓名两种情况的不同用法。另外，需要特别强调的是，如果此邮件发给两人以上，一般用“Dear all,”，这是Dear用法中的一个特例。
第二种，如
- Hi Julia,
- Hi Ellen,
直接称呼对方的名字。
这是邮件中目前比较通用的写法，也是最常用的写法，西方一般在办公室里直接称呼对方名字表示亲切。在求职信中，如果知道对方名字且又是第二次或者多次写信时，推荐使用“Hi+对方名字“这种写法，比较地道、老练。
2．正文
正文在办公室邮件中比较灵活，只要说清楚事情就行了。这里重点来说说求职信正文的写法，大家看上面这个例子中的第一句话：
I saw your advertisement on website, and I’m very interested in the career opportunities you offer.
这是个基本写法，前半句说明你获得的这条招聘信息的来源，如果从网上获知，就用
I saw/got your advertisement on website …
如果通过朋友介绍，可以这么写：
I got this information from my friend, Mr. **, who is working in your company…（仅供参考）
后半句说明你对这个职位非常感兴趣，其中“职位”在英语里一般用“career opportunity”或“job opportunity”来表示。接下来，说明你自己的情况，学校、学位、专业以及兴趣爱好等等，比较灵活。但有一个原则，务必言简意赅，一般公司人事部或者专业部门负责招聘的人不会花很多的时间去看你的信，换句话说，信写的太长，他们也不会仔细去看，如果对你有兴趣，他们会直接找你的简历，所以这句话不能落下：
Would you pls kindly check the detail info from my resume attached? Thanks.
3．补充语
如上文所述，补充语可写可不写，但是写惯了英文邮件的人，都会把这句套话加上，表示对对方的尊敬以及自己对这件事情的重视。常用的写法有：
If you need any additional info, pls feel free to tell me.
If you have any question, pls do not hesitate to tell me.
Any question, pls tell me.
……
4．落款
落款的写法比较固定，一般在对方知道你的通讯方式的情况下，比如你在简历中已经说明过，或者你在以前的邮件中已经告诉过对方，在落款的部分只要写上你的名字就可以了。当然，名字前面要加上“Best Regards”、“Kindly Regards,”表示对对方的尊敬，犹如中文信件中的“此致 敬礼”。如果其他地方没有你的联系信息，你可以加上你的通讯信息，如：
Best Regards,
Richard Stewart
Tel: 86 431 8518****
Cell: 86 137********
Fax: 86 431 8518****
Computer Science & Technology School, Jilin University
5．补充说明一下，“Thanks”或“Thank you”尽量要用上，具体位置不固定，但是用上以后能起到非常好的效果。
END